Proses Otomasyonu = Süreç Otomasyonu
Proses Otomasyonu karmaşık iş süreçlerini otomatikleştirmek için teknolojiyi kullanır. Tipik olarak üç işlevi vardır: süreçleri otomatikleştirmek, bilgileri merkezileştirmek ve insanlardan gelen girdi gereksinimini azaltmak. Şeffaflığı, departmanlar arası iletişimi ve işlem hızını artırırken darboğazları ortadan kaldırmak, hataları ve veri kaybını azaltmak için tasarlanmıştır.
Proses Otomasyonu insan girdilerini ortadan kaldırarak bir sistemi düzene sokar, bu da hataları azaltır, teslimat hızını artırır, kaliteyi yükseltir, maliyetleri en aza indirir ve iş sürecini basitleştirir. Tamamen otomatikleştirilmiş bir iş akışı oluşturmak için yazılım araçlarını, insanları ve süreçleri bir araya getirir.
Süreç Otomasyonu ve Robotik Süreç
Otomasyonu:
Bazı insanlar bu iki terimi birbirinin yerine kullanmaktadır. Ancak robotik süreç otomasyonu (RPA) ile süreç otomasyonu arasında bazı önemli faktörler ve farklılıklar vardır. Her ikisi de iş süreçlerini otomatikleştirirken, benzerlikler burada sona eriyor.
Geleneksel süreç otomasyonu, uygulamaları ve entegrasyonları açısından çok daha geniştir. Görevleri yerine getirmek için makine kullanımını, yazılımı, veri ve depolama sistemlerini ve entegrasyon faaliyetlerini içerir. Ancak robotik süreç otomasyonu ön uç faaliyetlere odaklanır ve işi bir insanın yapacağı şekilde taklit eder.
Süreç otomasyonu genellikle BT mühendisleri ve geliştiricilerinden büyük bir girdi gerektirirken, robotik süreç otomasyonu eğitilebilen veya kendi kendini eğitebilen robotları kullanır. RPA genellikle e-posta yanıtları, veri çıkarma ve aksi takdirde bir insanın gerçekleştireceği diğer temel sistem görevleri gibi BT işlevleri için kullanılır. İş süreci otomasyonu, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çok çeşitli görevleri kapsar:
- Veri dosyalarının yönetilmesi ve toplanması
- Tekrarlayan görevleri otomatikleştirme
- Veri kaynaklarını ve hizmetlerini bağlama ve entegre etme
Bir Kuruluş Süreç Otomasyonunu Ne Zaman Kullanır?
Otomatikleştirilecek yaygın süreçler arasında faturalama, satış siparişleri, muhasebe mutabakatı, veri girişi, sistem sorguları, bordro, çalışan veya satıcı işe alımı veya personel fesihleri yer alır.
süreci aramaya başlayabilirler. Örneğin, servis sayfası sürecini otomatikleştirmek
isteyen bir soğutma hizmeti şirketi bu şekilde görünebilir:
- Müşteriden telefonla çağrı gelir.
- Detaylar not edilir ve bir iş sisteminde manuel olarak bir iş oluşturulur.
- İş, üsse dönen ve üzerinde detayların yazılı olduğu fiziksel bir kağıt parçasını alan bir mühendis tarafından alınır.
- Mühendis işe katılır ve iş sayfasına kullandıkları parçaları, harcanan zamanı, kat edilen mesafeyi ve diğer ilgili bilgileri yazar.
- Mühendis o gün için evine gider. Ertesi gün ofise döner ve evraklarını bırakır.
- Yönetici ekip evrakları manuel olarak işler, sistemi günceller, gerektiğinde parça siparişi verir, kilometre ve sarf malzemelerini ücretlendirir.
- İş tamamlandığında, örnek faturalama sisteminde kapatılır ve fatura müşteriye gönderilir. Parçalar sipariş ediliyorsa veya iş önemli ölçüde işçilik gerektiriyorsa, bu döngü süresiz olarak devam edebilir.
Süreç Otomasyonu Nasıl Uygulanır?
1. Otomatikleştirilebilecek Görevleri ve Süreçleri Belirleyin
Her görev otomatikleştirilemez. Yine de bazı süreçlerin mevcut yazılımlarla kolayca otomatikleştirilebileceği bazı kolay kazanımlar vardır. Bir kuruluş içindeki şu görevleri düşünün:
- Tekrarlayan
- Zamana duyarlı
- Çok sayıda kişi ve parçayı dahil edilen
- Denetim veya uyumluluk izlerine ihtiyaç duyulması
- İşletme içindeki diğer süreçleri ve sistemleri etkilemek
- Kural tabanlı, standartlaştırılmış
- Yüksek yatırım getirisi potansiyeline sahip
Proses Otomasyonunun Faydaları
Böylesine ısmarlama, bütünsel bir çözümle süreç otomasyonu, onu doğru şekilde uygulayan her kuruluş için bir dizi olumlu sonuç vermelidir.
Yönetimde Şeffaflık
Günlük iş operasyonları hızla yönetimin fark ettiği tek şey haline gelebilir; kapsayıcı strateji ve süreç, kuruluşu yönetmenin küçük ayrıntıları arasında kaybolabilir. Oturup süreç iş akışlarını gözden geçirmek ve süreç otomasyonunu uygulamak, şirket sahiplerinin işi gerçekten görmesini ve anlamasını sağlar. Açıkça tanımlanmış sistemler, işle ilgili daha derin içgörüler ve gelecekte daha büyük iyileştirmeler için olasılık sağlar.
Üretkenliği Artırın
İş süreci otomasyonu, kuruluşlar için verimliliği artırmanın anahtarı olmaya devam ediyor. RPA tek başına işletmelerde verimliliğin yüzde 86 oranında artmasına yardımcı oldu. Darboğazları ortadan kaldırmak, manuel, zaman alan görevleri insanlardan uzaklaştırmak ve her şeyi tek bir otomatik iş akışına sorunsuz bir şekilde entegre etmek, şirketler için üretkenliği önemli ölçüde artırır.
Uyumluluğu Artırın
İster dahili politika ve standartlar isterse harici yönetim organları ve kurumlar olsun, süreç otomasyon sistemleri uyumluluğu artırır. Tüm süreçler otomatik olarak gerçekleştiğinden, bir süreçte köşeleri kesmek, atlanan adımlar ve unutulan adımlar yoktur. Bir işletmenin yönetişim, risk veya uyumluluk endişeleri varsa, süreç otomasyonu günlük operasyonlarının hayati bir parçası olmalıdır.
Maliyetleri Azaltın
Süreç otomasyonunun en cazip faydalarından biri maliyetlerdeki azalmadır. İşletmeler, maliyetlerin yüzde 59 oranında azaldığını ve bunun da işletmelerin daha fazla gelir yaratmasına, işletmeye yeniden yatırım yapmasına veya büyümesine olanak tanıdığını bildirmiştir. Yatırımın geri dönüşünün 12 aydan kısa bir sürede sağlandığı bildirilmiştir.
Bunun nedeni bir dizi faktördür:
- Artan işlem hızı
- Daha az darboğaz ve gecikme
- Daha az hata
- Personelin diğer görevleri yerine getirmesi için zaman kazanması